El 26 de Octubre del 2012 fue un día histórico del cual pocas personas tienen conocimiento. Este día señala el ultimátum de la oficina del Inspector General para hospitales que han recibido el incentivo por implementar archivos electrónicos. Hasta ahora los proveedores simplemente tenían que llenar unas formas donde ellos certificaban que llenaban los requisitos para los incentivos. Por supuesto esto es simplificación pues también necesitan implementar un archivo electrónico que sea certificado, ver un número de pacientes de Medicare y documentar cierta información y hacer unos cambios en su Práctica. Pero la mayor parte de las personas simplemente implementan el archivo, ven los pacientes y someten la certificación. El Gobierno Federal por su parte ha confiado en los certificados recibidos y han pagado cientos de millones de dólares en incentivos a estos proveedores que se han certificado. La parte que no se menciona, puesto que a lo mejor se daba por entendido, es que el aceptar este dinero crea otra oportunidad para auditar a los recipientes del mismo. Aceptar el dinero de incentivo indica que el recipiente está al día con los requisitos de “HIPAA Security” y que cumple con los detalles de “meaningful use stage 1”. Meaningful Use Stage 1 es simplemente las reglas que han de seguir para recibir el incentivo. Hospitales que se han certificado y han recibido el incentivo recibieron una carta de la oficina del Inspector General la cual fue enviada el día de Octubre 11, 2012. Esta carta incluye una encuesta que los hospitales deben completar para Octubre 26, 2012. La encuesta se compone de 54 preguntas que parecen inocente puesto que las mismas tienen que ver con cumplimiento de las reglas de seguridad y los problemas encontrados para implementar los archivos electrónicos. Por otro lado, también hay preguntas acerca de entradas genéricas, similitud en los archivos y programas que asisten a los proveedores con la codificación de sus servicios. Como nota al lado, archivos genéricos o similares y programas que asisten con la codificación han sido materias de interés en el pasado y áreas donde las investigaciones se concentran puestos que las mismas ayudan a aumentar los ingresos del proveedor. Dependiendo el caso estas prácticas se pueden interpretar como la intención de cometer fraude. El plan de trabajo de la Oficina del Inspector General para el año 2013 anuncio una nueva iniciativa dirigida a identificar fraude. Esta iniciativa se basa en las prácticas de los archivos electrónicos para cometer fraude. Aunque parece coincidencia el que la Oficina del Inspector General haya enviado esta encuesta a la misma vez que empieza el año fiscal del 2013 el tiempo de estos eventos es muy conveniente para interpretar algo diferente. Quédese claro que la pregunta de conveniencia y coincidencia de estos eventos fue hecha y el representante de la Oficina del Inspector General opto por no contestar la misma. En resumen, el incentivo de implementación es muy atractivo, sin embargo, el aceptar este dinero sin cumplir con las reglas puede salir muy caro. Por lo tanto asegúrense de seguir las siguientes recomendaciones: 1. Aprendan las reglas o contraten a un experto para que los ayude; 2. Implementar las acciones necesarias en base a las reglas; 3. Documenten todas las acciones.